راهنمای استخدام کارکنان
قسمت اول
فهرست:
- آماده‌سازی برای استخدام
- پیش از آغاز استخدام، بررسی‌های لازم را انجام دهید
- مدارک لازم را آماده کنید
- برون‌سپاری شماری از فرایندهای منابع انسانی
امروزه یافتن یا استخدام نیروی انسانی مناسب، یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها و شرکت‌هاست. در این مقاله بازنگری خواهیم داشت بر موارد کارساز بر این فرایند؛ همچون:
- فرایند استخدام می‌بایست رَوِشمند یا ساختارگرا باشد.
- بهتر است، پیش از انجام این فرایند، شرایط استخدام باتوجه‌به بازار کار، بررسی شود.
- پیش از انجام فرایند استخدام، مدارک موردنیاز را آماده کنید.
- در زمان استخدام شناخت درستی از نقش افراد و شرایط مذاکره با ایشان داشته باشید.
گفتنی است این مقاله برای دارندگان کسب‌وکارها و مدیرانی که به دنبال استخدام کارکنان جدید هستند؛ یا به راهنمایی فراگیر در این زمینه نیاز دارند؛ می‌تواند مفید واقع شود.
فرایند استخدام کارکنان همواره کاری حساس و زمان‌بَر است. ولی اگر به‌درستی انجام شود، افرادی بااِستعداد به سازمان یا شرکت وارد خواهند شد که می‌توانند در پیشرفت یک کسب‌وکار سهیم باشند. ممکن است شما در مقام دارنده‌ی یک کسب و کار کوچک یا بنیان‌گذار یک استارتاپ در زمینه‌ی منابع انسانی یا به‌کارگیری روش استخدام درست تجربه‌ای نداشته باشید. ازاین‌رو می‌توانید برای آشنایی بیشتر با این فرایند، با ما همراه شوید.
آماده‌سازی برای استخدام:
در ابتدا باید به این نکته اشاره نماییم که تفاوتی ندارد؛ برای نخستین مرتبه می‌خواهید افراد مدنظر خود را استخدام کنید یا بسیار این کار را انجام داده‌اید؛ شما در مقام دارنده‌ی یک کسب‌وکار یا مدیر ارشد، می‌بایست یک فرایند تعریف شده در این زمینه داشته باشید؛ و با گذر زمان و به‌دست‌آوردن تجربه، این فرایند و رویه‌های کاری خود را بهبود بخشید. با تکرار این فرایند و گامهای وابسته با آن می‌توانید فضای کسب و کار خود را برای کارکنان جدیدتان آماده کنید.
پیش از آغاز استخدام، بررسی‌های لازم را انجام دهید:
ریچارد دیوسینگ، یکی از مدیران ارشد HRI، بزرگ‌ترین شرکت بین‌المللی فعال در زمینه‌ی منابع انسانی، پیشنهاد می‌دهد که پیش از آنکه به بررسی نقش‌ها یا جایگاه‌های باز در سازمان یا شرکت خود بپردازید؛ پیرامون بازار محلی، بررسی‌های لازم را انجام دهید.
درباره‌ی چشم‌انداز اقتصادی منطقه‌ی خود داده‌های برجسته را به دست آورید. همچنین آگهی‌های شغلی و چگونگی استخدام‌کنندگان دیگر را بررسی کنید. انجام این امور سبب می‌شود که شما دیدگاه و ایده‌هایی پیرامون میزان حقوق و دستمزد و نیاز دیگر سازمان‌ها و شرکت‌ها به دست آورید. برای نمونه می‌توانید آگاه شوید که چه شرکت‌ها یا سازمان‌های دیگری به دنبال فردی با ویژگی‌ها و مجموعه مهارت‌های مدنظر شما هستند؟
پس از آگاهی از این موارد می‌توانید دیگر گامهای استخدام خود را متناسب با دیگر سازمان‌ها یا شرکت‌ها تدوین کنید. یا به‌سوی دیگری گام بردارید؛ و خود را از دیگر سازمان‌ها و شرکت‌ها جدا و برجسته سازید؛ تا افراد بیشتری را به‌سوی خود جذب کنید.
مدارک لازم را آماده کنید:
در زمان‌هایی ممکن است بسیاری از کارهای اداری شما با یکدیگر رُخ دهند. در این هنگام بهتر آن است که یک الگو ایجاد کنید و داده‌های موردنیاز را مبتنی بر آن الگو گردآوری نمایید. همچنین می‌توانید تمامی فرایندهای مرتبط با این گام را خودکار کنید. گفتنی است، در فرایند استخدام گمان می‌رود چندی از اشکالات در موارد زیر بروز کند.
- موارد مالی مرتبط با فرد جذب شده.
- سنجش شایستگی فرد استخدام شده
- دریافت داده‌های موردنیاز اعم از داده‌های شخصی، بانکی و غیره
- دریافت توافق‌نامه حفظ محرمانگی اطلاعات
- دریافت پذیرش‌نامه‌های لازم از فرد استخدام شده
- انجام بررسی‌های پزشکی
- ارائه‌ی دفترچه راهنمای کارکنان جدید که شامل مأموریت، چشم‌انداز، خط‌مشی‌ها، آیین‌نامه و دیگر موارد می‌شود
جنیفر والدن، مدیر عملیاتی شرکت WikiLawn، می‌گوید “ما برای کارکنان یا کارمندان جدید خود فهرستی از موارد امنیتی را تدوین کرده‌ایم تا آگاهی لازم را به ایشان بدهیم. همچنین داده‌های موردنیاز در این زمینه را مبتنی بر فرایند موجود از این افراد دریافت خواهیم کرد.”
شاید به نظر آید این موارد، کاغذبازی را تشدید کند؛ ولی چنین مواردی، جزو نیازمندی‌های سازمان یا شرکت است. در راستای آسان‌تر کردن این امور کاری، می‌توان از مزایای فناوری‌های روز بهره‌مند شد.
لورا هندریک، یکی از کارشناسان ارشد منابع انسانی مرکز سلامت روان Choosing Therapy دراین‌باره می‌گوید “امروزه دیگر دلیلی وجود ندارد که افراد در میان انبوهی از برگه‌ها به‌دنبال داده‌های مدنظر خود باشند. سیستم‌های جامع با امکاناتی همانند دریافت امضا الکترونیکی، جستجوی پیشرفته و بسیاری موارد دیگر، تمامی کارهای اداری را ساده کرده‌اند. و شما اطمینان دارید که تمامی داده‌ها به‌صورتِ دقیق گردآوری می‌شوند. ازاین‌رو شاهد کاهش زمان، در بسیاری از فرایندهای کاری گوناگون همچون استخدام خواهید بود.” در این راستا شما می‌توانید از مزایا و امکانات بسیار سیستم جامع منابع انسانی اک تک و پُرتال سازمانی آن بهره‌مند شوید. این سیستم با ویژگی‌های بسیار به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا کارهایی همانند ارزیابی عملکرد، جذب و استخدام، امور کاری مرتبط با حقوق و دستمزد و موارد دیگر را به‌سادگی انجام دهند.
در ادامه باید گفت، مهم نیست که شما در مقام کارشناس یا مدیر منابع انسانی چه سیستم نرم‌افزاری را به‌کار می‌گیرید؛ بلکه مهم آن است که پیش از آغاز فرایند جذب و استخدام چنین سیستمی را آماده کنید. ریچارد دیوسینگ دراین‌باره می‌گوید “تمامی موارد موردنیاز می‌بایست از پیش آماده باشند؛ و همچنین به‌صورتِ برخط یا Online در دسترس افراد قرار گیرند. نخستین ارتباط، مؤلفه‌ی کلیدی در فرایند استخدام است. ازاین‌رو شما اگر به مدارک هویتی و دیگر موارد نیاز دارید؛ باید پیش از زمان آغاز فرایند جذب و استخدام به آن‌ها توجه کنید.”
متیو دیلی، مدیرعامل مؤسسه مالی Tiger Financial، با دیدگاه آقای ریچارد دیوسینگ موافق است و می‌افزاید “با بهره‌مندی از داده‌ها و الگوهای فرایندهای جذب و استخدام پیشین، تمامی داده‌های گردآوری شده را بررسی کنید. سپس اسناد برجسته را شناسایی نمایید و آن‌ها را مبتنی بر نیازهای امروز سازمان خود به‌روزرسانی کنید. یا دیگر موارد لازم را به آن‌ها اضافه نمایید.”
برون‌سپاری شماری از فرایندهای منابع انسانی:
“کسب‌وکارها بسته به ابعادشان ممکن است دارای واحد منابع انسانی نباشند؛ یا فردی آگاه از فرایندها، تمام کارهای وابسته به منابع انسانی را انجام دهد. ولی بهترین گزینه داشتن واحدی کارآزموده در زمینه‌ی منابع انسانی است تا بتواند تمامی کارها را به‌خوبی انجام دهد. زیرا اگر پیاپی در جذب و استخدام افراد دچار اشتباه شوید؛ در پایان میزان جابه‌جایی افراد افزایش می‌یابد. کارمندانی با بهره‌وری پایین در اختیار خواهید داشت و نرخ خروج کارمندان از سازمان یا شرکت بیشتر می‌شود.
برای کسب و کارهایی که واحد منابع انسانی ندارند؛ برون‌سپاری و به‌کارگیری تیمی کاردان به‌منظورِ استخدام، پرداخت حقوق، گسترش مزایا، رسیدگی به امور کاری ويژه، گزارش‌دهی و بسیاری موارد دیگر می‌تواند مفید واقع شود.” این گفته از خانم کارِن اِل رابِرتز مدیر منابع انسانی Flaster Greenberg PC نشان‌دهنده‌ی آن است که برون‌سپاری تمامی یا شماری از کارهای وابسته به منابع انسانی همانند جذب و استخدام، به شرکتی معتبر در این زمینه، یکی از بهترین گزینه‌ها برای پیشبرد اهداف و برنامه‌های جاری منابع انسانی است.
لورا هندریک، یکی از کارشناسان ارشد منابع انسانی مرکز سلامت روان Choosing Therapy دراین‌باره می‌گوید”فرایند استخدام خود را به یک فرد یا تیم ناآگاه نسپارید. زیرا مصاحبه و توانایی شناسایی استعدادها یک مهارت است.”
تا به اینجا به بررسی اهمیت آماده‌سازی برای آغاز فرایند استخدام پرداختیم، در قسمت دوم این مقاله گامهای اجرایی فرایند جذب و استخدام را بررسی خواهیم کرد.
