داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی یا داشبورد استراتژیک، وظیفه‌ی ارائه‌ی اطلاعات ضروری گرافیکی را به مدیران اجرایی برعهده دارد که با مشکل محدودیت زمانی مواجه می‌باشند. این مسأله اهمیت زیادی دارد که داشبورد مدیریتی‌تان را برطبق شاخص عملکرد کلیدی دارای هدف و معنا بسازید. این کار به شما کمک می‌کند تا از فواید داشبورد مدیریتی بهره‌مند شوید که شامل پاسخ به سؤالات مهم در زمینه‌های کسب و کار، تجارت، هماهنگی فعالیت تجاری با استراتژی شرکت، افزایش بهره وری شرکت می‌باشد. ترکیب نرم‌افزار‌های مبتنی بر وب و داده‌ها و اطلاعات واقعی، استفاده از داشبورد امنیتی را بسیار راحت کرده است.

داشبورد مدیریتی چیست؟

طبق اطلاعات ارائه شده توسط شرکت IBM، به صورت روزانه بیشتر از ۲. ۵ کوینتیلیون بایت داده و دیتا در حال تولید است. بنابراین، بسیار حائز اهمیت است که قادر باشید اطلاعاتی که برای شما و شرکت‌تان اهمیت دارد را بدست‌آورید. از این طریق می‌توانید به آسانی و به سرعت تصمیمات درستی بگیرید.

شما می‌توانید از طریق داشبورد مدیریتی، مقدار زیادی از اطلاعات را بررسی کنید و تصمیماتی را مبتنی برداده‌های واقعی و در زمان مناسب بگیرید. داشبورد امنیتی یا داشبورد استراتژیک یک نوع رابط گرافیکی است که می‌تواند از داده‌های واقعی استفاده کند. این اطلاعات به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصویر کلی از شرکت‌شان داشته باشند، فرصت‌های توسعه و بهبود موقعیت شرکت را شناسایی کنند و ببینند در چه مواردی به تغییر نیاز دارند. داشبورد‌های مدیریتی قادر هستند که اعداد، شاخص عملکرد کلیدی، کارت‌های امتیازدهی عملکرد را با هم در صفحه‌ای مجزا ترکیب و ادغام کنند که برای مدیران سازمانی سطح بالا طراحی شده است. رابط کاربری سفارشی‌سازی شده باید این قابلیت را داشته باشد تا اطلاعات را از منابع مختلفی مانند نرم‌افزار حسابداری، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم ایمیل یا برنامه‌های تجزیه و تحلیل سایت استخراج کند.

در داشبورد مدیریتی‌تان سه معیار به منظور تعیین شاخص‌های عملکرد کلیدی وجود دارد. اول از همه، این شاخص‌های عملکرد کلیدی باید مرتبط با اهداف سازمان باشند. دوماً، این شاخص‌ها باید قابلیت اندازه‌گیری به صورت کمی و کیفی را داشته باشد. از همه مهمتر این است که شاخص‌های عملکرد کلیدی باید ارتباط مستقیمی باید شاخص اندازه‌گیری موفقیت سازمان داشته باشند.

استفاده از داشبورد مدیریتی راهی برای کسب و کار‌های در حال رشد برای تصمیم‌گیری دقیق و صحیح و استراتژیک در مقابل فشار‌های رقابتی می‌باشد. شواهد حاکی از این است که استفاده از داشبورد‌های گرافیکی مزایایی دارد. تحقیق صورت گرفته توسط گروه ابردین در سال 2013 نشان داد که مدیران سازمانی که از تجزیه و تحلیل بصری استفاده می‌کنند در مقایسه با سایر مدیران، تقریباً 30 درصد شانس بیشتری برای پیدا کردن اطلاعاتی را دارند که از تصمیمات آن‌ها حمایت می‌کند.

داشبورد مدیریتی چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارد؟

نکات برجسته و مهم درباره‌ی هوش تجاری و اطلاعاتی که رهبران برای استفاده‌ی حداکثری از داشبورد‌ها نیاز دارند چه اطلاعاتی است؟ در این بخش به بررسی ویژگی‌هایی مهم داشبورد مدیریتی می‌پردازیم. این ویژگی‌ها عبارتند از:

ویژگی‌های بصری داشبورد مدیریتی

• قابلیت سفارشی‌سازی

یکی از ویژگی‌های داشبورد مدیریتی، قابلیت سفارشی‌سازی است. شما باید بتوانید به داده‌هایی که می‌خواهید دسترسی داشته باشید. همچنین، شما باید داده‌ها را به شیوه‌ای مشاهده کنید که برای شما راحت‌تر است. کاربران باید بتوانند آنچه می‌بینند را سفارشی‌سازی کنند.

• قابلیت کشیدن و ر‌ها کردن

شما می‌توانید با استفاده از این روش، بخش‌ها و فایل‌های از داشبورد را انتخاب کرده و به هرجایی که دوست دارید آن‌ها را انتقال دهید. این روش راهی است تا ابزار‌ها و ویجت‌های مختلفی را به داشبورد مدیریتی‌تان اضافه کنید تا داده‌ها و اطلاعات بیشتری را بررسی کنید. این روش راهی آسان و راحت است که برای رفع نیاز‌های خاص و مدیریتی‌تان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• قابلیت انتخاب رنگ و فونت

شما می‌توانید از طریق انتخاب رنگ و فونت مختلف، داشبورد مدیریتی‌تان را از لحاظ بررسی زیباتر کنید. این ویژگی برای شرکت‌هایی بهتر است که قصد دارند برخی داده‌ها را به عنوان ابزار فروش مورد استفاده قرار دهند و می‌خواهند رنگ و سبک با برندشان مطابقت داشته باشد.

• قابلیت نمایش گرافیکی

روش‌های مختلف دیگر به جز نمودار گرافیکی برای نمایش اطلاعات وجود دارد. بعضی از گزینه‌های نمایش گرافیکی اطلاعات شامل این موارد است: سرعت سنج speedometers، نمودار نقطه‌ای dot plots، محور‌ها pivots و نمودار‌های تعاملی interactive graphs.

ویژگی‌های زیرساختی و پلتفرم

• مبتنی بر فضای ابری

داشبورد مدیریتی مبتنی بر فضای ابر را می‌توان راحت‌تر و آسان‌تر در اینترنت بارگذاری کرد. داشبورد مبتنی برفضای ابری در هر زمان و مکانی قابل دسترسی می‌باشد. هنگامی که در حال تجزیه و تحلیل وبسایت و بازاریابی آنلاین هستید، ممکن است که اطلاعات زیادی در فضای ابری از قبل ذخیره شده باشند. شما با این کار می‌توانید بررسی کنید که آیا داشبورد‌های مبتنی بر فضای ابری محدودیت ذخیره‌سازی دارند یا خیر.

• پشتیبانی پلتفرم

اگر نمی‌خواهید که از داشبورد مدیریتی مبتنی بر وب استفاده کنید، باید اطمینان حاصل کنید که داشبورد مدیریتی‌تان قابلیت اجرا روی سیستم عامل و پلتفرم‌های متفاوت از قبیل ویندوز، یونیکس و مک را داشته باشد.

• سازگاری با موبایل

بسیاری از انواع نرم‌افزار‌های داشبورد مدیریتی نسخه‌ی تلفن همراه و موبایل نیز دارند. این ویژگی این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا قادر به مشاهده‌ی داده‌ها روی تبلت و موبایل‌تان باشید. در صورتیکه این قابلیت برای شما اهمیت دارد، باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شما دارای نسخه‌ی تلفن همراه نیز هستند. در صورتیکه نرم‌افزار تلفن همراه وجود نداشته باشد، اگر پلتفرم مبتنی بر وب داشته باشید، قادر به دسترسی به اطلاعات و داشبورد‌ها خواهید بود.

ویژگی‌های مربوط به داده‌ها

• ترکیب داده‌ها

داشبورد مدیریتی می‌توانند داده‌ها را از منابع مختلف استخراج کرده تا تنها اطلاعات مفید نمایش داده شود. ترکیب داده‌ها و اطلاعات برای ایجاد همبستگی و ارتباط بین مجموعه داده‌های مختلف مفید است.

• مختصر کردن اطلاعات

داشبورد‌ها می‌توانند نمایی از الاعات را به صورت تصویری به نمایش بگذارند. شما از طریق کلیک کردن روی قسمت‌های مختلف داشبورد می‌توانید اطلاعات بیشتری بدست‌آورید. داشبورد مدیریتی با این قابلیت مختصر کردن اطلاعات، نمای کلی از اطلاعات را به صورت دقیق در اختیارتان قرار می‌دهد. بعضی از نرم‌افزار‌های داشبورد مدیریتی می‌توانند مقدار اطلاعات مختصر شده را محدود کنند.

• قابلیت دسترسی به پایگاه‌های داده مانند اکسل

در صورتیکه از پایگاه داده اختصاصی به منظور ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده کی کنید، داشبوری که انتخاب می‌کنید باید بتواند به پایگاه داده متصل شده و به آن دسترسی داشته باشد. با در نظر گرفتن این موضوع، فهرستی از قسمت‌ها و پایگاه‌هایی داشته باشید که اطلاعات‌تان در آنجا قرار گرفته‌اند. همچنین، باید مطمئن شوید که راه حل انتخابیتان با آن پایگاه‌های داده سازگاری دارد. معمولاً کسب‌وکار‌های کوچک یا متوسط، بسیاری از داده‌های خود را در نرم‌افزار مایکرؤسافت مانند اکسل نگهداری می‌کنند. بنابراین، این موضوع اهمیت دارد که داشبورد نه تنها می‌تواند به داده‌های اکسل دسترسی داشته باشد و داده‌ها تجزیه و تحلیل کند، بلکه باید داده‌ها را به فرمت اکسل یا پی دی اف تبدیل کند.

• دسترسی به منابع اطلاعاتی مختلف

شما می‌توانید داده‌ها را از روش‌ها و مکان‌های مختلف نه تنها از شرکت‌تان بدست‌آورید. شما می‌توانید داده‌ها را از طریق منابع مختلف مانند تجزیه و تحلیل گوگل، توییتر و سایر پلتفرم‌های رسانه اجتماعی در یک داشبورد مجزا ترکیب کنید. اگه این چنین است باید مطمئن شوید که نرم‌افزار داشبوردی که انتخاب می‌کنید برای شما این امکان را مهیا کند تا داده‌های مختلف را ترکیب کنید.

ویژگی‌های مربوط به کاربران

• چند کاربره

باتوجه به نوع نرم‌افزار داشبوردی که انتخاب می‌کنید، می‌توانید دسترسی کاربران را محدود کنید. به علاوه، این محدودیت وجود دارد که چه تعداد افراد به صورت همزمان می‌توانند به داشبورد مدیریتی دسترسی داشته باشند. مطمئن شوید که برای اضافه کردن کاربران نمی‌خواهد هزینه پرداخت کنید. دانستن این موضوع هنگام ارزیابی هزینه‌های نگهداری بسیار مهم است.

• کنترل اشتراک‌گذاری داشبورد

قابلیت اشتراک‌گذاری داشبورد به شما و میزان داده‌هایی بستگی دارد که قصد به اشتراک‌گذاری آن‌ها را دارید. داشبورد‌های خصوصی فقط به تعداد کمی از افراد اجازه دسترسی به داشبورد شرکت‌تان را می‌دهند. داشبورد‌های خصوصی با توجه به قابلیتی که دارند تنها به تعدادی از کاربران اجازه می‌دهند که به اطلاعات موجود دسترسی داشته باشند. در اینجا مهم‌ترین ویژگی، کنترل توانایی به اشتراک‌گذاری داشبورد خودتان با همه یا چند نفر از افراد و نحوه انجام این کار می‌باشد.

• ابزار‌های همکاری

ابزار‌های همکاری می‌تواند مانند سایر ابزار‌های مدیریت پروژه مفید و سودمند باشند. نرم‌افزار داشبورد مدیریتی علاوه بر اینکه می‌تواند نظرات را به اشتراک بگذارد، اسلاید‌ها را نمایش دهد و معیار‌های کلیدی کسب و کار را به اشتراک بگذارد، باید قابلیت‌های خودکار از قبیل توانایی برنامه‌ریزی گزارشات و اطلاعیه‌های متفاوت را هم داشته باشد.

داشبورد‌های مدیریتی چه مزایایی دارند؟

مزیت اصلی داشبورد‌های مدیریتی، ایجاد فضایی برای پیشرفت مستمر در سراسر سازمان شما می‌باشد. از آنجاییکه شما در حال اندازه‌گیری و سنجش میزان عملکردتان هستید، می‌توانید آن را بهبود ببخشید. مدیر عامل سابق کمپانی کمپلز خاطر نشان کرد که به منظور برنده شدن در بازار، در وهله‌ی اول باید در محیط کارتان برنده شوید. داشبورد مدیریتی با انجام موارد زیر به آسان کردن روند بهبود سازمان‌ها کمک می‌کنند:

• ارزیابی عملکرد

شما با نظارت بر عملکرد بخش‌های مختلف سازمان‌تان می‌توانید میزان عملکرد بخش‌های مختلف را مورد سنجش و ارزیابی قرار دهید. به عنوان مثال، شما می‌توانید با بررسی مجموعه‌ی اطلاعات مختلف سازمان‌تان، بین شرایط کاری و عملکرد تجاری سازمان ارتباط ایجاد کنید یا قبل از ایجاد مشکل در سازمان مشکلات را حل کنید.

• بهبود ارتباطات

داشبورد‌ها می‌توانند ارتباط بین تأمین‌کنندگان و مشتریان را سرعت ببخشند. اگر سازمان‌تان به دنبال بودجه یا گزارش دادن به اعضای هیئت مدیره و سرمایه‌گذاران است، داشبورد‌ها ایجاد و به اشتراک‌گذاری گزارش‌های قانع‌کننده را آسان‌تر می‌کنند.

• صرفه‌جویی در زمان

داشبورد به خوبی پیکربندی شده باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، زیرا تمام اطلاعات مورد نیاز شما در یک مکان جمع‌آوری شده است. از طریق استفاده از داشبورد مدیریتی می‌توانید زمان کمتری را صرف ایجاد گزارش و ایجاد ارتباط بین قسمت‌های متفاوت سازمان‌تان کنید. هر گزارشی که توسط سازمان‌تان تولید می‌شود باید وارد داشبورد شود و از آنجا می‌توان به راحتی برنامه‌ریزی کرد تا به طور خودکار به روزرسانی شود و بر اساس معیار‌ها به اشتراک گذاشته شود.

• بهبود عملکرد کارکنان

ارزیابی مداوم و دقیق عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی، بلکه برای موفقیت کلی سازمان لازم و ضروری است. طبق تحقیقات صورت گرفته، استفاده‌ی مؤثر از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) که سرمایه انسانی مانند مدیریت استعداد، مشارکت کارکنان و بهترین عملکرد را مورد ارزیابی قرار می‌دهد، می‌تواند در دستیابی به اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت نیز مؤثر باشد. همچنین، شاخص عملکرد کلیدی به مدیران ارشد برای رسیدن به موفقیت و نشان دادن ارزش منابع انسانی سازمان کمک می‌کند.

• افزایش سودآوری

هنگامی که بدانید در کدام بخش از سازمان‌تان به بهبود و پیشرفت احتیاج دارید، می‌دانید که انرژی، زمان و منابع‌تان را برای افزایش بهره وری در کدام قسمت‌ها صرف کنید.

داشبورد مدیریتی خوب چه معیار‌هایی دارد؟

داشبورد مدیریتی به منظور کمک به سازمان در تصمیم‌گیری طراحی شده است. معیار‌های داشبورد مدیریتی خوب شامل موارد زیر است:

• جامع بودن؛
• شفاف‌سازی اطلاعات؛
• قابلیت انعطاف‌پذیری؛
• داشتن گزارش پیشرفت.

پاور بی‌آی چیست؟

نرم‌افزار پاور بی‌آی، ابزار‌هایی را به منظور تجزیه و تحلیل، جمع‌آوری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات فراهم می‌کند. شما با استفاده از نرم‌افزار پاور بی‌آی می‌توانید حجم زیادی از اطلاعات را به راحتی تجزیه و تحلیل کنید و در اختیار افراد دیگر نیز بگذارید. داده‌ها می‌توانند در فایل اکسل قرار داده شوند. پاور بی‌آی این امکان را برای شما مهیا می‌کند تا به راحتی به داده‌ها دسترسی داشته باشید و آن‌ها را به نمایش گذاشته و با سایرین نیز به اشتراک بگذارید.

هوش تجاری چیست؟

 شرکت‌ها برای استفاده واقعی از داده‌ها و استفاده از آن‌ها برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده، به یک سیستم هوش تجاری مدرن (BI) نیاز دارند. کسب و کار‌های مختلف از هوش تجاری یا BI به منظور اخذ تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی، کشف فرصت تجاری جدید و صرفه‌جویی در مصرف هزینه‌ها استفاده می‌کنند. ابزار‌های BI به مجموعه داده‌ها دسترسی دارند و آن‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و یافته‌های تحلیلی را به صورت گزارشات، خلاصه‌ها، داشبورد‌ها، نمودار‌ها و نقشه‌ها ارائه می‌دهند تا اطلاعات دقیقی را در مورد وضعیت کسب‌وکار برای کاربران فراهم کنند.

هوش تجاری (BI) یک فرآیند مبتنی بر فناوری برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات عملی است که به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم‌های آگاهانه‌ی تجاری را اخذ کنند. ابزار‌های هوش تجاری جزء ابزار‌های کاربردی می‌باشند که اطلاعات زیادی را تحلیل و تصویرسازی می‌کنند. هدف نهایی BI اخذ تصمیمات تجاری بهتر است که به سازمان‌ها در پیشرفت و افزایش سرمایه و درآمد نیز کمک می‌کند. هوش تجاری به سازمان‌ها کمک می‌گیرد از رقبای خود موفق‌تر شوند.

مزایای کلیدی هوش تجاری

در اینجا به بررسی چند مورد از مزایای بی‌شمار BI می‌پردازیم. مزایای هوش تجاری عبارتند از:

• کمک به اخذ تصمیم‌گیری مبتنی بر واقعیت؛
• موفقیت سازمان در برابر رقبا؛
• ارزیابی و پیگیری عملکرد؛
• شناسایی و تعیین معیار‌ها؛
• مشخص کردن مشکل و حل آن‌ها؛
• بهره وری بیشتر؛
• قرار دادن داده و گزارشات در دسترس افراد؛
• بهبود تجارب مشتری و کارکنان؛
• افزایش درآمد و سودآوری.

هوش تجاری در اکسل

هوش تجاری (BI) مجموعه‌ای از ابزار‌ها و فرآیند‌هایی است که برای جمع‌آوری داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات معنادار استفاده می‌شود. افراد می‌توانند از هوش تجاری برای تصمیم‌گیری بهتر استفاده کنند. اکسل 2013 بسیاری از ویژگی‌ها و عملکرد‌های جدید BI را ارائه می‌دهد که جمع‌آوری داده‌ها و استفاده از داده‌ها برای ایجاد گزارش‌ها را آسان‌تر از همیشه می‌کند. هوش تجاری در اکسل این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا پرونده‌ها را در پنجره مرورگر به اشتراک بگذارید، مشاهده، کاوش و بازخوانی کنید. هوش تجاری در اکسل می‌تواند برای تمام سازمان‌های بزرگ و کوچک مناسب باشد. با استفاده از هوش تجاری در اکسل، امکان مدیریت داده‌ها، تجمیع نمودار‌ها و بصری‌سازی اطلاعات فراهم می‌شود.