راهنمای استخدام کارکنان
قسمت دوم
فهرست:
- جایگاه‌های خالی را بررسی کنید
- راهبرد استخدامی خود را مشخص کنید
- شرح شغل را بنویسید
- انتشار آگهی استخدام یا جذب نیرو
- درخواست‌کنندگان را گروه‌بندی کنید
- با افراد واجد شرایط مصاحبه کنید
- پس از انجام مصاحبه، افراد را رها نکنید
- در زمان استخدام تردید نکنید
- پیشینه‌ی کاری افراد را بررسی کنید
گام‌به‌گام برای جذب و استخدام آماده شوید:
در قسمت پیشین به بیان مواردی دررابطه‌با آماده‌سازی برای فرایند استخدام و برون‌سپاری شماری از فرایندهای منابع انسانی پرداختیم. در ادامه‌ی این مقاله، گام‌های یک فرایند استخدام کارآ را دنبال خواهیم کرد.
نخست جایگاه‌های خالی را بررسی کنید:
سونیا شوارتز، بنیان‌گذار مرکز مشاوره Her Norm دراین‌باره می‌گوید “بررسی جایگاه‌های خالی پیش از آغاز فرایند استخدام، از جذب نیروی مازاد در سازمان یا شرکت جلوگیری می‌کند.”
ریچارد دیوسینگ، یکی از مدیران ارشد HRI، بزرگ‌ترین شرکت بین‌المللی فعال در زمینه‌ی منابع انسانی، می‌افزاید “بهترین روش در فرایند استخدام، جذب افراد در راستای رفع نیازهای سازمان یا شرکت است. زیرا مدیران ارشد همواره به دنبال افراد خبره برای پاسخ به چالش‌های موجود هستند.”
راهبرد استخدامی خود را مشخص کنید:
برای آغاز فرایند استخدام یا جذب نیرو، راهکارهای بسیاری پیشِ روی مدیران ارشد یک سازمان یا شرکت وجود دارد. نخست مشخص نمایید، این فرایند را می‌خواهید به یک شرکت دیگر واگذار کنید؟ یا به‌منظورِ کاهش هزینه‌ها، واحد منابع انسانی تمامی گام‌های اجرایی وابسته را دنبال خواهد کرد؟ همچنین ممکن است در صورت نداشتن واحد منابع انسانی، بخواهید فردی آگاه، پایگاه‌های داده موجود را بررسی کند و این فرایند را ادامه دهد.
افزون بر زمان‌بر بودن فرایند جذب نیرو، یکی دیگر از دغدغه‌های مدیران، انتخاب افراد کارآ و شایسته برای جایگاه‌های شغلی موجود است. اگرچه انتخاب بهترین فرد همواره شدنی نیست. لوری راساس، مشاور، مربی و نویسنده‌ی نامی در زمینه‌ی منابع انسانی دراین‌باره می‌گوید “افرادی که در فرایند استخدام نقش دارند، می‌بایست بیشترین زمان را به یافتن بهترین نامزد برای هر یک از جایگاه‌های شغلی موجود اختصاص دهند. اگر با ۱۰ نفر گفتگو می‌کنید؛ و هیچ‌کدام برای نقش سازمانی مدنظر شما مناسب نیستند؛ شاید فشارهایی از سوی مدیران ارشد، به‌منظورِ انتخاب بهترین گزینه، بر افراد درگیر در این فرایند وارد می‌شود.
در چنین موقعیتی مدیران منابع انسانی یا افرادی که در فرایند جذب نیرو نقش بسزایی دارند؛ می‌بایست در برابر این فشارها، ایستادگی کنند؛ و دوباره داده‌های موجود را به‌منظورِ انتخاب مناسب، بررسی نمایند”
شرح شغل را بنویسید:
پیش از آغاز فرایند جذب نیرو و انتشار آگهی دراین‌باره، با مدیران خود در مورد ویژگیهای فنی و اخلاقی فرد مناسب با یکایک جایگاه‌های شغلی موجود رایزنی کنید؛ تا به‌درستی فرد دلخواه را انتخاب کنید. همچنین در این روند می‌توانید از دیدگاه‌های کارمندان کارآزموده بهره‌مند شوید. سپس مبتنی بر این ویژگی‌ها و نیازهای سازمانی شرح شغلی را بنویسید. این شرح می‌بایست جزئیاتی اعم از الزامات شغلی، مسئولیت‌ها و انتظارات را دربر گیرد. می‌توانید ارزشهای بنیادین و فرهنگ سازمانی خود را شرح دهید تا فردی متناسب با فرهنگ سازمانی خود را بیابید. مورد دیگری که به‌منظورِ پالایش درخواست‌کنندگان یا متقاضیان می‌بایست مشخص گردد، بازه‌ی حقوق و دستمزد است.
لوری راساس، مشاور، مربی و نویسنده‌ی نامی در زمینه‌ی منابع انسانی می‌گوید “گاهی، چندی از مدیران درگیر در فرایند استخدام، از چالش‌هایی که افراد خواستار یک موقعیت شغلی، در آینده با آن روبه‌رو می‌شوند؛ آگاهی ندارند. چنین رخدادی سبب افزایش بی‌اعتمادی، جابه‌جایی‌های بسیار کارکنان و افزایش اثرات منفی بر فرهنگ سازمانی خواهد شد. ولی با مدون ساختن تمامی ویژگی‌ها، می‌توان فردی مناسب با جایگاه شغلی موجود را با اطمینان بیشتر انتخاب کرد؛ و از بروز دشواری‌ها پیشگیری نمود.”
انتشار آگهی استخدام یا جذب نیرو:
بیشتر کسب و کارها از وب‌سایت‌ها و سامانه‌های کاریابی برای انتشار آگهی استخدام خود استفاده می‌کنند. نخست جایگاه‌های شغلی آزاد را در وب‌سایت رسمی سازمان یا شرکت معرفی کنید. تا مخاطبان شما بتوانند به‌آسانی آن آگهی را مشاهده کنند. اگر می‌خواهید میزان مشارکت را افزایش دهید؛ می‌توانید از مزایا و ابزارهای آنلاین سامانه‌های کاریابی بسیاری همانند جابینجا، ایران تلنت، ای استخدام، ایران استخدام، کاربوم، کارلیب، جاب ویژن، ایران جاب و غیره بهره‌مند شوید.
درخواست‌کنندگان را گروه‌بندی کنید:
جنیفر والدن، مدیر عملیاتی شرکت WikiLawn، می‌گوید “زمانی که می‌خواهیم کارمندان خود را انتخاب و استخدام کنیم؛ پیش‌تر در هنگام نگارش آگهی شغلی؛ بر روی گروهی از افراد با مهارت‌های ویژه متمرکز می‌شویم. پس از آن، رزومه‌های دریافتی را مبتنی بر مؤلفه‌ها و مهارت‌های از‌پیش‌تعیین‌شده بررسی می‌کنیم. در گام پسین، رزومه‌ی افرادی را که شایستگی‌های لازم را ندارند، بی‌درنگ رَد خواهیم کرد. اگر در هنگام انتخاب دودِل گشتیم؛ دامنه‌ی افراد را مبتنی بر مدارک، توصیه‌نامه‌ها و دیگر موارد، کوچک خواهیم نمود.”
شایان‌ذکر است، در چنین شرایطی اگر نمی‌توانید از میان درخواست‌کنندگان، فرد شایسته با جایگاه شغلی موجود را پیدا کنید، بهتر است که متن آگهی شغلی خود را دوباره بررسی نمایید.
لوری راساس، مشاور، مربی و نویسنده‌ی نامی دراین‌باره می‌گوید “چه‌بَسا بسیاری از کارها بر روی‌هم انباشته شده‌اند؛ و شما می‌خواهید بی‌درنگ فردی را انتخاب کنید؛ ولی کمی تلاش بیشتر پیش از آغاز فرایند استخدام، سبب کاهش زمان و هزینه در آینده خواهد شد.”
با افراد واجد شرایط مصاحبه کنید:
آگاهی لازم را پیش از انجام مصاحبه به افراد درخواست‌کننده دهید؛ تا مطمئن شوید که بهترین برآیند را از ایشان خواهید گرفت. سونیا شوارتز دراین‌باره می‌گوید “پیش از انجام مصاحبه، به فرد موردنظر آگاهی لازم را بدهید تا بتواند با آمادگی تمام در این جلسه حاضر شود. انجام این کار امکان شناخت بهتر افراد را به شما می‌دهد؛ و می‌توانید میزان هماهنگی فرد با جایگاه شغلی را بهتر بسنجید. زیرا تمامی افراد زمان لازم برای آماده‌شدن را داشته‌اند.”
همچنین جنیفر والدن، مدیر عملیاتی شرکت WikiLawn، می‌گوید “نخست با افراد واجد شرایط مصاحبه کنید؛ و مبتنی بر برآیندهای برآمده از این گفتگوها دامنه‌ی افراد را کوچک نمایید. سپس با افراد گزینش شده دومرتبه گفتگو کنید.”
ریچارد دیوسینگ می‌گوید “انجام مصاحبه چه به‌صورت حضوری یا مجازی را می‌توان برجسته‌ترین گام در فرایند استخدام یا جذب نیرو قلمداد کرد. زیرا در این هنگام می‌توانید تمامی پرسش‌های لازم را در میان بگذارید؛ و با فرد مقابل در حالت ایده‌آل ارتباط برقرار کنید.”
پس از انجام مصاحبه، افراد را رها نکنید:
پس از گفتگو با افراد می‌بایست یکایک آن‌ها مبتنی بر مؤلفه‌های گوناگون همانند داده‌های برآمده از رزومه، نقاط ضعف و قوت، نظرات مدیران یا کارشناسان حاضر در مصاحبه، پیشینه یا سوابق کاری و دیگر موارد ارزیابی شوند. در این گام می‌بایست از سوگیری‌های نادرست همانند اثر هاله‌ای پرهیز کرد؛ و دامنه‌ی نامزدها یا افراد گزینش شده را به یک گروه کوچک محدود نمود. همچنین بهتر است، مبتنی بر برآیندهای برآمده از این فرایند، نامه‌ای الکترونیکی از سوی واحد منابع انسانی سازمان یا شرکت به‌منظورِ تشکر از افراد و اعلام برآیند یا نتیجه به ایشان، تدوین و ارسال گردد.
در زمان استخدام تردید نکنید:
اگر پس از انجام مصاحبه، افراد شایسته را برای جایگاه‌های شغلی موجود در سازمان یا شرکت خود یافتید؛ نباید در تصمیم‌گیری و ادامه‌ی روند کاری درنگ کنید. ریچارد دیوسینگ، مدیر ارشد HRI، دراین‌باره می‌گوید “مطمئن شوید تمامی افراد درگیر در فرایند استخدام یا جذب نیرو در زمان لازم در دسترس هستند. زیرا امروزه میزان درخواست برای به‌کارگیری افراد خبره و کارآزموده بسیار است. در صورت وجود درنگ از سوی شما، ممکن است، فرصت استخدام فردی خبره و کارآزموده را از دست دهید.”
ازاین‌رو می‌بایست پیش‌تر با دیدی ریزبینانه یک پیشنهاد کاری گیرا با دستمزدی درخور و مزایای چشمگیر، تدوین و آماده شود؛ تا در زمان لازم به فرد موردنظر ارائه گردد. ارائه‌ی بسته‌ای از مزایا، نه‌تنها به جذب استعدادهای برتر کمک می‌کند؛ بلکه در نگهداری و افزایش انگیزه‌ی کارکنان یا کارمندان کنونی هم مؤثر است. گفتنی است، صرف‌نظر از اینکه پیشنهاد کاری شما به چه میزان خوب است؛ می‌بایست برای گفتگو پیرامون موضوع حقوق و مزایای کارکنان آماده شوید.
سونیا شوارتز، بنیان‌گذار مرکز مشاوره Her Norm می‌گوید “اجازه دهید تا فرد موردنظر شما درباره‌ی پیشنهادتان بِاَندیشد؛ و اگر پیشنهاد شما را نپذیرفت؛ تلاش کنید با او مذاکره کنید؛ و در این راه همواره به دنبال یک موقعیت بُرد-بُرد باشید.”
پیشینه‌ی کاری افراد را بررسی کنید:
پیشینه‌ی کاری فرد موردنظر خود را پیش از ورود به سازمان یا شرکت بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ نکته یا مورد منفی درباره‌ی او وجود ندارد. امروزه به دلیل گسترش بیماری COVID-19 در سراسر جهان و کشورمان، استخدام افراد با بهره‌مندی از فناوری‌های نوین و همچنین دورکاری کارکنان یک سازمان یا شرکت، رشدی چشمگیر داشته است که این خود سبب بروز مجموعه‌ای از چالش‌های نوین شده است.
در چنین شرایطی بهتر است، پیش از انجام گفتگو با گروه افراد گزینش شده، نخست هماهنگی‌های لازم را انجام دهید؛ و در صورت امکان هرآنچه که به آن نیاز دارید را آماده کنید. شاید به نظر آید که شالوده‌ی گفتگو با درخواست‌کنندگان جایگاه شغلی، یکسان است؛ ولی در این میان تفاوت‌هایی وجود دارد. همچنین به دلیل نبود امکان گفتگوی حضوری، فرصت مشاهده فضای کاری، سازگاری و هماهنگی میان افراد، از بین می‌رود. ازاین‌رو در ادامه چندین راهکار ساده پیشنهاد می‌شود.
شرایط گفتگو را فراهم کنید:
پیش از انجام گفتگو با فرد درخواست‌کننده، مطمئن شوید که او تجهیزات موردنیاز را در اختیار دارد؛ و از روش برقراری ارتباط مبتنی بر فناوری آگاه است.
به پیشواز کارکنان خود بروید!
شاید بسیار ساده به نظر آید، ولی پس از استخدام یا جذب افراد دورکار، با تیم جدید یک نشست برخط (Online) ویدئویی به‌منظور خوشامدگویی و آشنایی بیشتر برگزار کنید. به یاد داشته باشید روش ورود این تیم به سازمان یا شرکت شما با دیگر افراد حاضر بسیار متفاوت است.
همواره در دسترس باشید:
امروزه با رشد فناوری بیشتر افراد همواره Online هستند ولی ممکن است بازهم در دسترس نباشند. بی‌شک افرادی که به‌تازگی استخدام شده‌اند؛ پرسش‌هایی خواهند داشت. ازاین‌رو مطمئن شوید که ایشان می‌توانند به‌سادگی با دیگر همکاران خود ارتباط داشته باشند. به بیان دیگر، می‌بایست فرایندهای ارتباطی و روش‌های انتقال داده میان افراد بسیار ساده و شفاف باشد. همچنین برای آگاهی بیشتر می‌توانید یک راهنمای کامل ایجاد کنید؛ و آن را برای تمامی کارکنان یا کارمندان خود ارسال نمایید.
به گفته‌ی ریچارد دیوسینگ، در شرایط کنونی باید به پنج جنبه‌ی زیر توجه کرد.
- در شرایط استخدام از راه دور و دورکاری، تلاش کنید یک نمای کلی از سازمان یا شرکت خود در ذهن فرد مقابل ایجاد کنید.
- در آغاز همکاری درباره‌ی ارزشهای سازمانی و انتظارات مدنظرتان با کارکنان جدید خود گفتگو کنید. این امر به بهبود انجام کارها کمک خواهد کرد.
- شاید شما در هنگام مصاحبه‌ی کاری به موارد بسیاری اشاره کرده باشید؛ ولی بهتر است پس از استخدام با نیروی جدید خود پیرامون جزئیات کاری گفتگو کنید؛ تا با انتظارات یکدیگر بیشتر آشنا شوید.
- بسیاری از نیروهای جدید مشتاق انجام کارهای نوین و نوآورانه هستند؛ ازاین‌رو به‌جای آنکه از ایشان بخواهید کارهای پیشین را پیگیری کنند؛ و یا به پایان برسانند؛ می‌توانید پروژه‌های جدید را به این افراد واگذار کنید.
- تلاش کنید مبتنی بر جایگاه‌های شغلی و نقش‌های سازمانی یکسان، کارکنان باسابقه و کارآزموده را در کنار یکدیگر قرار دهید. زیرا افراد باسابقه همانند یک مربی می‌توانند پاسخگوی پرسش‌های نیروهای جدید باشند و ایشان را در مسیر درست هدایت کنند.
دیدگاه دیگر افراد نامی فعال در زمینه‌ی منابع انسانی، درباره‌ی فرایندهای سازمانی پس از استخدام نیز قابل‌توجه است که در ادامه به چندی از آن‌ها اشاره می‌شود.
رابِرتز مدیر منابع انسانی Flaster Greenberg PC می‌گوید “پس از ورود نیروهای جدید به سازمان یک بسته شامل نامه‌ی خوشامدگویی، مدارک قانونی، دفترچه خدمات رفاهی و کتابچه راهنما به آن‌ها داده می‌شود. سپس یکی از کارمندان پیشین به‌منظورِ آموزش و هدایت، نیروی جدید را در نخستین روز کاری همراهی می‌کند. در این فرایند، افراد در قالب یک گشت اداری با کارکنان کلیدی، مدیران و همچنین اعضای تیم خود آشنا می‌شوند.”
سونیا شوارتز، بنیان‌گذار مرکز مشاوره Her Norm دراین‌باره می‌گوید “پس از استخدام می‌بایست تمامی داده‌های لازم اعم از روش نگهداری از داده‌های سازمانی، شرح مأموریت و چشم‌انداز، آموزش رویه‌های کاری، شیوه‌ی پوشش و بسیاری موارد دیگر را برای نیروهای جدید بیان کنید.”
لورا هندریک، یکی از کارشناسان ارشد منابع انسانی مرکز سلامت روان Choosing Therapy نیز دراین‌باره می‌گوید “نخستین برداشت نیروهای جدید بر میزان تعهد و مشارکت آن‌ها تأثیرگذار است. ازاین‌رو تنها به ارائه‌ی مدارک سازمانی بسنده نکنید. او اضافه می‌کند، فهرستی از کارهایی که برای خوشامدگویی لازم است؛ و همچنین به افزایش احساس خوشنودی کمک می‌کند؛ فراهم کنید. تلاش کنید احساس سازندگی را در نیروهای جدید تقویت نمایید. او یادآوری می‌کند؛ ارزش و اثرگذاری واقعی نیروی جدید ٣٠ الی ٩٠ روز پس از ورود به سازمان یا شرکت شما مشخص خواهد شد.
در پایان باید گفت پس از استخدام هر یک از نیروهای جدید، شما در مقام دارنده‌ی یک کسب و کار یا یک مدیر ارشد می‌بایست زمانی را به آموزش کارکنان جدید و هدایت ایشان اختصاص دهید؛ و به آن‌ها کمک کنید تا مسیر شغلی خود را به‌درستی ایجاد نمایند. گفتنی است در این راه می‌توانید از دانش و تجربه‌ی مشاوران کارآزموده‌ی شرکت اک تک بهره‌مند شوید.
