منابع انسانی چیست؟
اعضای حیاتی در هر شرکتی کارکنان منابع انسانی (HR) هستند. منابع انسانی بیان گر شخص یا گروهی از افراد در یک شرکت می باشد که تمام منابع (resources) مربوط به کارکنان را مدیریت می کند.این بخش شامل استخدام، حفظ بودجه، مدیریت مزایا، اطمینان از رضایت کارکنان، اجرای فرهنگ شرکت و آموزش نیروهای جدید است.البته تنها محدود به این موارد نمیشود.بر اساس این تعریف، می‌توان متوجه شد که بدون کمک منابع انسانی اجرای موفقیت‌آمیز عملیات دشوار خواهد بود.به همین دلیل است که حتی کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMB) دارای بخش‌های منابع انسانی هستند که بر مدیریت، تعامل و توسعه بین شرکت و کارمندان نظارت میکنند.
دپارتمان های منابع انسانی برای حمایت از شما مدیران و کارمندانتان وجود دارند تا بتوانید به انجام کارهایتان با موفقیت ادامه دهید. وظایف و مسئولیت های یک کارمندِ منابع انسانی هر روز بخش بزرگی از تجارت شما را تحت تاثیر قرار می دهد.
برای آن که تأثیر منابع انسانی بر شرکتتان(مخاطب مدیران) را بهتر درک کنید برخی از متداول‌ترین مسئولیت‌های این کارمندان را در ادامه تشریح میکنیم:
مسئولیت های منابع انسانی
- مدیریت روابط کارمندان
- ایجاد ساختار اشتغال
- مدیریت رضایت شغلی کارکنان
- مدیریت مزایای کارکنان
- پرداخت جبران خدمت
- حفظ برنامه ی تجاری شرکت
- آموزش کارمندان جدید
- ایجاد استانداردهای فرهنگ شرکت
- حفظ محیط کار سالم
- انجام کارهای اداری لازم
مدیریت روابط کارمندان
منابع انسانی،روابط کارمند با کارمند و همچنین رابطه ی کارمند با شرکت را مدیریت می کند. این بدان معنا است که آنها برای ایجاد تعاملات و رفتار مثبت بین همه کارکنان شرکت کار می کنند تا از آمدن به کار احساس خوبی داشته باشند، به شغل خود متعهد بوده و برای رشد کسب و کار سرمایه گذاری کنند. منابع انسانی همه مسائل،از موضوع شخصی گرفته تا موضوع مرتبط با کسب و کار، را با دقت رسیدگی کرده و بهترین منافع شرکت و کارمند را در نظر می گیرد.
ایجاد ساختار اشتغال
بخش منابع انسانی شکاف‌های موجود در ساختار کارکنان فعلی را شناسایی کرده و با کسب استعدادهای جدید آن خلاء را پر می‌کند. همچنین برای هر استعدادی که با استانداردهای شرکت مطابقت ندارد تدابیری می اندیشد و به شما این اطمینان را میدهد که افراد مناسبی برای کمک به رشد کسب و کار خود دارید.
مدیریت رضایت شغلی کارکنان
هنگامی که کارمندان شروع به کار میکنند، باید مطمئن شد که آنها همواره برای آمدن به شرکت و ایجاد ارزش، با اشتیاق و هیجان زده هستند. چرا که هیجان کارمندان به طور مستقیم با سطح رضایت شغلی آنها مرتبط است. اگر کارمندان از وظایف خود راضی باشند، می توانند ارتقاء یابند و در صورت تمایل میتوانند حیطه ی فعالیت خود را نیز تغییر داده و به احتمال زیاد به اعضای سازنده تیم تبدیل شوند
تیم منابع انسانی این اطمینان را میدهد که کارکنان واقعاً از نقش‌های خود احساس رضایت میکنند و اگر در هر مقطع زمانی احساس نارضایتی کردند، با آنها همکاری خواهد کرد.
مدیریت مزایای کارکنان
بخش منابع انسانی میزان و نوع مزایایی که شرکت برای کارکنان ارائه می دهد را رسیدگی خواهد کرد.ارائه ی این مزایا برای موفقیت کسب و کار بسیار مهم است چرا که در جذب و حفظ استعدادها و همچنین افزایش بهره وری کارکنان تأثیر بسزایی دارد.مزایا با دادن انواع امتیازات به کارمندان و ایجاد احساس امنیت در نقش هایشان، کارکنان را راضی نگه می دارد.
پرداخت جبران خدمت
تمام کارهای مربوط به حقوق و دستمزد و جبران خدمت توسط منابع انسانی مدیریت می شود؛ این بخش شامل حقوق کارمندان، برنامه های پرداخت و اسناد مربوط به مالیات می شود. هم چنین اگر به یک کارمند ارتقاء موقعیت یا پاداش داده شود، منابع انسانی تمام این تغییرات را در برنامه پرداخت آنها اعمال خواهد کرد.
حفظ طرح کسب و کار شرکت
منابع انسانی در ایجاد، توزیع و حفظ طرح کسب و کارِ شرکت کمک کرده و به عنوان یک نمای کلی از ساختار سازمانی شرکت عمل می کند. هم چنین دستورالعمل فلسفه و فرهنگ شرکت، نحوه مدیریت کارکنان و نحوه توزیع منابع را نیز پوشش می دهد.
آموزش کارمندان جدید
هنگامی که یک کارمند استخدام می شود، برای ایجاد حس راحتی در نقش جدید، اغلب اوقات منابع انسانی آموزش های لازم را قبل از مشغول شدن در وظایف به کارمندان ارائه می دهد.این آموزشها روش عالی برای تعیین انتظارات زودهنگام و آماده سازی کارمندان است تا بتوانند در سریع ترین زمان ممکن تأثیر بگذارند.
ایجاد استانداردهای فرهنگ شرکت
منابع انسانی مسئول کمک به ایجاد و حفظ فرهنگ شرکت است و شامل فلسفه، بیان مأموریت،محیط کاری استانداردهای اخلاقی،ارزش ها، اهداف و انتظارات شرکت می شود. هم چنین ممکن است برنامه‌ریزی، فعالیت، اعلام حضور یا رویدادها را اجرا کند تا کارمندان بتوانند فرهنگ را یاد بگیرند و درک بهتری از آن ایجاد کنند.
حفظ محیط کار سالم
تیمِ منابع انسانی در ایجاد محیط کاری سالم و ایمن برای تمام کارمندان کمک کننده است.نقش آنها در این امر، تنظیم استانداردهای بهداشتی و ایمنی، ابلاغ این استانداردها به تمام کارکنان و حفظ آنها در حین توسعه ی کسب وکار است.این استانداردهای ایمنی و بهداشت باید طوری نوشته شوند که بتوان به راحتی در هر مقطعی از زمان به آنها اشاره کرد.
انجام کارهای اداری لازم
بسیاری از کارهای اداری شرکت از قبیل قراردادهای کارمندان،اسناد مربوط به قوانین مالیاتی،درخواست های شغلی،اطلاعات مربوط به زمان بندی حقوق و دستمزد توسط منابع انسانی انجام می شوند.
چگونه در 10 مرحله یک بخش منابع انسانی بسازیم:
ده گام زیر برای ایجاد یک بخش منابع انسانی(HR) موفق موثر می باشد:
- ایجاد یک برنامه پرسنلی در سطح شرکت
- تعیین بودجه ی منابع انسانی
- ایجاد یک سیستم حقوق و دستمزد و مدیریت
- نوشتن شرح وظایف
- تنظیم طرح‌های واضحی از مزایا
- ایجاد کتابچه راهنمای کارمند
- تنظیم رویه های ایمنی
- جمع آوری سوابق اداری
- نمایش پوسترهای استخدامی لازم
- ایجاد فرآیندهای عملکرد و بازخورد
در ادامه به تشریح ده گام فوق میپردازیم:
ایجاد یک برنامه پرسنلی در سطح شرکت
یک برنامه پرسنلی در سطح شرکت ایجاد کنید تا بتوان تمام موقعیت هایی را که باید با استخدام های جدید پر شوند شناسایی کرد. انتقال کارکنان فعلی به نقش‌های جدید یا حتی حذف کارمندان و یا نقش‌های آنها نیز بیان گر همین موضوع می باشد.
تعیین بودجه ی منابع انسانی
برای بخش منابع انسانی خود به بودجه نیاز دارید. این بودجه به برنامه ریزی کل شرکت اختصاص خواهد یافت و هزینه های ایجاد واحد منابع انسانی و استخدام کارمندان را پوشش می دهد
ایجاد یک سیستم حقوق و دستمزد و مدیریت
شما باید اطمینان حاصل کنید که برنامه های حقوق و دستمزد برای همه ی سطوح کارمندان وجود دارد. کارمندان شما می خواهند بدانند در لحظه ی دریافت پیشنهاد شغلی، چگونه و در چه زمانی دستمزد دریافت می کنند. همچنین برای تعیین محدوده حقوق کلیه ی کارکنانِ خود به اطلاعات این سیستم نیاز دارید.
نوشتن شرح وظایف
برای تمام نقش های منابع انسانی که نیاز به استخدام دارید، شرح شغل ایجاد کنید نحوه جذب متقاضیان را با ارسال شرح شغل ها در وب سایت و سایت های شغلی مانند LinkedIn و Glassdoor دنبال نمایید سپس، همانطور که جذب نیرو را انجام میدهید،استخدام‌های جدید باید بتوانند به شما در ایجاد سایر شرح‌های شغلی کمک کنند.
تنظیم طرح‌های واضحی از مزایا
برای آن که استخدام شوندگان بتوانند از تصمیم خود برای پیوستن به شرکت احساس خوبی داشته باشند و در نقش های خود ایمن بوده و مورد حمایت قرار گیرند باید کلیه ی مزایایی که در بدو ورود نیاز است به استخدام کنندگانِ جدید ارائه دهید را تنظیم کنید.
ایجاد کتابچه راهنمای کارمند
برای ایجادِ انتظارات روشن در مورد نحوه ی رفتار، اصول ایمنی، سلامت و فرهنگِ محیط کار،ایجاد کتابچه ی راهنما (نسخه ی چاپی یا دیجیتالی) روشی عالی برای کارمندان می باشد.این کتابچه باید شامل پاسخ به تمام سوالات کارمندان یا هر سوال دیگری که شما مناسب می دانید باشد.
تنظیم رویه های ایمنی
کارمندان شما به احتمال زیاد تقریباً هشت ساعت در روز در شرکت هستند. این بدان معنا است که باید مکانی سالم و امن برای آنها مهیا باشد. اگر یکی از کارمندان در دفتر کار احساس ناامنی کرد یا در معرض آسیب روحی یا جسمی بود، انتظار اینکه او بعنوان یک نیروی اثربخش به فعالیت خود ادامه دهد بسیار دشوار است. برای جلوگیری از این امر، باید استانداردهای ایمنی و بهداشت را برای محیط کار تنظیم کنید، که این موارد ممکن است در کتابچه راهنمای کارکنان گنجانده شود. رویه های ایمنی را برای انواع مختلف درگیری‌های شخصی، موقعیت‌های غیرمنتظره یا خطرناک احتمالی بیان کنید تا همه بتوانند به طور مناسب با آنها برخورد کنند.
جمع آوری سوابق اداری
اگرچه ممکن است یک دستیار اجرایی داشته باشید که بسیاری از سوابق اداری شرکت را جمع آوری و سازماندهی می کند، اسناد زیادی نیز وجود دارد که باید توسط بخش منابع انسانی به طور جداگانه جمع آوری، سازماندهی و مدیریت شوند.برخی از این موارد ممکن است شامل درخواست های شغلی، طرح های مزایا، اسناد مالیاتی، جزئیات حقوق و دستمزد و جبران خدمت باشند.
نمایش پوسترهای استخدامی لازم
در برخی سازمانها قوانینی وجود دارد که شرکت ها و تیم های منابع انسانی را ملزم می کند پوسترهای استخدامی خاصی را در اطراف دفاتر خود منتشر کنند تا برای افرادی که وارد فضا می شوند قابل مشاهده باشند.
ایجاد فرآیندهای عملکرد و بازخورد
موفقیت و رضایت کارکنان مؤلفه های اصلی یک شرکت موفق هستند؛چرا که بدون این موارد،حفظ بهترین استعداد دشوار خواهد بود. فرآیندهای کارایی و بازخورد در سطح شرکت به منظور اطمینان از رعایت استانداردهای خاصی که توسط شما و تیم منابع انسانی تعیین و حفظ شده اند ایجاد میشوند . برای درک این موضوع که آیا کلیه ی کارکنان با پتانسیل کامل کار می کنند یا خیر، ارزیابی عملکرد کارکنان باید انجام شود.به واسطه ی این ارزیابی است که کارکنان میتوانند از شغل خود راضی باشند و احساس کنند می توانند همراه شرکت رشد کرده و از عضویت در تیم لذت ببرند.
در یک کاندید منابع انسانی به دنبال چه چیزی باشید:
اکنون که درک بهتری از مسئولیت‌های منابع انسانی دارید و اینکه چگونه می‌توانید ساخت بخش خود را شروع کنید، برخی از مواردی را که باید سعی کنید در کاندیداهای بالقوه منابع انسانی شناسایی کنید، از جمله نوع تحصیلات و تجربه کاری را مرور میکنیم.
آموزش و پیشینه داوطلبان منابع انسانی
بر کسی پوشیده نیست که بسیاری از مردم اغلب در حوزه منابع انسانی “افتاده” می کنند.(خود را صاحب نظر می دانند) منظور من از این است بسیاری از افرادی که در این رشته وارد میشوند، لزوماً به تحصیلات کارشناسی خود نمی پردازند و فکر می کنند که می خواهند شغلی در حوزه منابع انسانی داشته باشند.
اگر این مورد برای برخی از متقاضیان منابع انسانی شما صادق است، چند شاخص وجود دارد که نشان می دهد علیرغم سوابق تحصیلی، کاندیدای عالی پیدا کرده اید.
گواهینامه های منابع انسانی، مانند گواهینامه انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)
اخلاق کاری عالی، شخصیت و توانایی استراتژیک بودن.
پیدا کردن نامزدی که شرکت شما را به خوبی نمایندگی کند و قابلیت انطباق با نقش خود را داشته باشد، بسیار مهم است.
شرکت اک تک بعنوان مشاور مدیریت، در زمینه منابع انسانی همراه شما خواهد بود.
بیشتر بخوانید: هوش تجاری در صنعت تولید
